Марина Андреева, налоговый консультант, г. Москва.
Согласно действующему гражданскому законодательству РФ каждое общество с ограниченной ответственностью должно иметь печать, и из этого же законодательства следует, что в своей деятельности такое общество использует одну основную печать. Но бывают случаи, когда организация заверяет документы дополнительными печатями. Как посмотрят контрагенты организации на такие документы? Не повлекут ли они неблагоприятные налоговые последствия?
О чем говорит Закон и арбитраж
Согласно п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и информацию о месте нахождения этого общества.
Из буквальной формулировки указанной статьи следует, что организация использует печать, то есть упоминается единственное число. Вместе с тем нормы действующего законодательства не содержат запрета на использование дополнительной печати (печатей). Следовательно, организация, используя дополнительные печати в своей деятельности, не нарушает указанные нормы, и документы, заверенные дополнительной печатью, юридической силы не теряют.
Отметим, что основная печать должна быть на таких документах, как доверенности, выдаваемые организацией, налоговые декларации, договоры, справки, составленные по форме N 2-НДФЛ, товарные накладные, и на других первичных документах, содержащих указание на место для печати «М. П.», в трудовых книжках. В остальных случаях можно применять дополнительные печати наравне с основной. Однако следует иметь в виду, что в случае, когда на оттиске печати, которой заверена подпись на локальном документе организации (например, на приказе), имеется надпись «Для счетов», то, скорее всего, такой приказ будет лишен юридической силы. Следовательно, на приказе следует ставить либо основную печать ООО, либо печать с соответствующей пометкой, в противном случае спорных ситуаций не избежать.
Правомерность наличия нескольких печатей подтверждается и арбитражной практикой. В частности, в Постановлении от 29.06.2009 по делу N А06-6474/2008 ФАС ПО прямо указал на такую возможность и на то, что специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печати.
То обстоятельство, что на печатях ООО «Ирлайн», ООО «Промагрогруппа» отсутствуют ИНН, КПП контрагента, не имеет самостоятельного правового значения для разрешения возникшего спора, так как местный ведомственный акт г. Москвы, предусматривающий указание на печатях организаций ИНН и КПП, с 8 февраля 2005 года утратил силу.
Содержащаяся в п. 5 ст. 2 Закона N 14-ФЗ норма распространяется не только на круглую печать общества, но и на другие печати этого общества (предназначенные для внутреннего и специального использования — для пакетов, внутренних документов, накладных, счетов, счетов-фактур, опечатывания кассы и других служебных помещений и иных целей). Печати ООО «Ирлайн», ООО «Промагрогруппа» содержат реквизиты, указанные в рассматриваемой норме (полное фирменное наименование ООО на русском языке и информация о месте нахождения общества), а также указание на ОГРН. Никаких иных требований к печати ООО Закон не предъявляет.
Претензии со стороны налоговиков
Налоговики могут предъявить претензии к оформлению документа, являющегося основанием для признания расходов и вычетов, на котором имеется оттиск печати, отличающийся от оттиска основной печати организации. Об этом свидетельствуют многочисленные арбитражные дела.
Так, в Постановлении ФАС СЗО от 13.10.2009 по делу N А21-8887/2008 налоговый орган оспаривал вычет по счетам-фактурам, заверенным не печатью организации, а печатью для документов. Суд принял сторону налогоплательщика и подтвердил правомерность применения наряду с основной печатью общества дополнительной печати с пометкой о назначении, указав на следующее.
В ходе рассмотрения дела суды установили, что спорные счета-фактуры соответствуют предъявляемым к ним требованиям и содержат все необходимые реквизиты — дату внесения исправления, подпись, заверены печатью организации с надписью «Для документов N 11», которая согласно справке директора А. Голицына является «полноценной печатью ООО «Клондайк плюс», используется для заверения различных документов, в том числе и бухгалтерских, таких как счета-фактуры, накладные и т. д.
При данных обстоятельствах у налогового органа отсутствовали законные основания для отказа налогоплательщику в применении налоговых вычетов по счетам-фактурам, выставленным ООО «Клондайк плюс».
Из Постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 31.03.2009 N А33-11861/2008-03АП-548/2009 следует, что в качестве одного из обоснований непринятия расходов налоговиками в оспариваемом решении указано, что подпись руководителя в договорах поставки, счетах-фактурах не совпадает с подписью Г. Германова, представленная последним печать организации не соответствует печати, проставленной на договорах поставки и счетах-фактурах. Суд указал, что ссылка налоговиков на несоответствие печатей не свидетельствует о том, что между поставщиком и заявителем отсутствовали отношения по поставке лесопродукции, поскольку действующее гражданское законодательство не запрещает юридическим лицам иметь несколько печатей, кроме того, по истечении времени одна печать могла быть заменена на другую. Статья 161 АПК РФ предоставляет право лицу, участвующему в деле, обратиться в арбитражный суд с заявлением в письменной форме о фальсификации доказательства, представленного другим лицом, участвующим в деле. Налоговый орган заявление о фальсификации представленных обществом договоров поставки, счетов-фактур, товарных накладных на предмет несоответствия подписи руководителя не заявил, так же как не ходатайствовал о назначении почерковедческой экспертизы.
Отсутствие запрета иметь дополнительные печати подтверждается и Постановлением ФАС ЦО от 07.09.2010 по делу N А23-2563/09А-13-48, в котором налоговый орган оспаривал достоверность сведений, содержащихся в актах об оказанных услугах, в связи с нанесением оттиска печати с отличающимся клише. При этом ФАС ЦО согласился с выводом суда предшествующей инстанции о том, что исполнитель услуг не лишен возможности использовать несколько печатей.
В Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.12.2009 N А78-4869/2009 налоговый орган оспаривал расходы предпринимателя, ссылаясь на то, что печати поставщика на спорных счетах-фактурах и на письме различны. Данный довод суд отклонил в связи с тем, что, во-первых, закон не запрещает организациям пользоваться несколькими печатями применительно к разным разделам своего документооборота, а во-вторых, налоговый орган не проверял, какой печатью это общество пользовалось в 2006 — 2007 годах, происходила ли замена образца печати.
Наличие судебных решений, в которых рассматривались подобные претензии налоговых органов, показывает, что нельзя полностью гарантировать отсутствие претензий со стороны налоговиков, если на документе, которым оформляется осуществление расхода (например, на накладной ТОРГ-12 или акте выполненных работ, услуг), будет стоять печать не основная, а с пометкой «Для документов».
Однако, учитывая немногочисленность арбитражных дел по аналогичному вопросу, в случае таких претензий вероятность принятия судом решения в пользу организации достаточно высока.
Иные негативные последствия
Кроме налоговых рисков, возможны и иные негативные последствия при применении дополнительных печатей. Приведем примеры из судебной практики. Они не содержат указаний о запрете применения дополнительных печатей, однако рекомендуем их учитывать в аналогичных ситуациях.
В Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 30.11.2009 N А10-2163/2009 рассматривалась ситуация, в которой организации было отказано в допуске к участию в конкурсе в связи с несоответствием, по мнению конкурсной комиссии, заявки участника требованиям конкурсной документации: заявка на участие в конкурсе не была скреплена печатью организации (все листы заявки проштампованы печатью «Для документов»).
В данном случае суд признал неправомерным отказ конкурсной комиссии и указал на следующее.
Согласно ст. 2 Закона N 14-ФЗ круглая печать общества должна содержать полное фирменное наименование на русском языке, указание на место нахождения общества, также может содержать фирменное наименование общества на любом языке народов РФ и (или) иностранном языке.
Из правил обычая делового оборота следует, что организация может иметь несколько печатей.
Печать ООО «НИКАС» содержит всю необходимую информацию, предусмотренную законодательством, а также дополнительную информацию — «Для документов». Следовательно, вывод конкурсной комиссии, что заявка общества не скреплена печатью общества, поскольку содержит дополнительную информацию (для документов), является формальным, а отклонение заявки на участие в открытом конкурсе участника размещения заказа ООО «НИКАС» по данному основанию — неправомерным.
Из Постановления ФАС ВВО от 16.04.2004 N А43-10946/2003-25-340 следует вывод о том, что специальные печати следует применять в соответствии с их назначением, например, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала — на документах головного подразделения.
В ряде случаев контрагенты пытаются доказать, что товарно-материальные ценности (ТМЦ) им не поставили, услуги для них не выполнили, аргументируя это тем, что накладные и акты не являются доказательствами исполнения, поскольку на них проставлена печать «Для документов», а не основная печать, применяемая для заключения сделки (проставляемая в договоре).
Кроме того, у контрагентов могут возникнуть опасения, что организация, купив у них товар, но заверив документы дополнительной печатью, впоследствии откажется от оплаты товара (услуги, работы), сославшись на то, что документы заверены не печатью организации.
Так, в Постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2010 N 07АП-10623/10 контрагент оспаривал факт приемки им товара по накладной, на которой подписи и фамилии лиц, получивших товар, были скреплены одним и тем же оттиском печати, в центральном круге которой имелась надпись «Для документов», аргументируя это тем, что такой печати у него нет. При этом суд признал этот довод несостоятельным, так как не было представлено доказательств данного заявления, и указал, что юридическому лицу не запрещено иметь несколько печатей и использовать их в зависимости от характера документов.
В Постановлении ФАС УО от 03.06.2011 N Ф09-2118/11-С5 контрагент отрицал факт поставки ему товара, мотивируя это тем, что товарные накладные не являются подлинными, так как оттиски печатей на накладных и в договоре поставки не совпадают. Однако суд не принял ссылку заявителя кассационной жалобы на несоответствие оттисков печатей на накладных оттиску печати на договоре поставки, подлинность которого заявителем признавалась, указав, что действующее законодательство не устанавливает запретов для юридического лица иметь несколько печатей.
Кроме того, суд принял во внимание, что заявление о фальсификации доказательств от истца в соответствии со ст. 161 АПК РФ не поступало.
В Постановлении Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2011 N 18АП-4749/2011 податель жалобы оспаривал приемку ТМЦ, обращая внимание суда на то, что оттиск печати поставщика на накладных не соответствует оттиску печати на банковской карточке. При этом суд отметил, что, поскольку доставка и приемка пиломатериалов по накладным производились на складе общества, находящемся в г. Белорецке, изготовление дополнительной печати для приемки, оприходования продукции на соответствующий склад и надлежащего оформления первичных документов не противоречит правилам хозяйственного оборота.
В Постановлении от 19.04.2010 N А70-10916/2009 Восьмой арбитражный апелляционный суд посчитал груз принятым экспедитором на том основании, что на актах приемки груза имеется оттиск печати «Для документов». При этом суд указал, что законодательство РФ не содержит запрета на наличие у юридического лица нескольких печатей, предназначенных для внутреннего пользования. Кроме того, суд учел, что доказательств того, что у контрагента имеется только одна печать, что печать, проставленная на указанных актах, выбыла из владения ответчика незаконным путем либо данная печать поддельная, ответчик не представил.
Четвертый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 22.12.2009 N А19-12082/09 рассмотрел ситуацию, в которой контрагент полагал, что акты оказания услуг не являются надлежащим доказательством, поскольку содержат оттиск печати «Для документов», не являвшейся официальной печатью ответчика и не использовавшейся при совершении сделки. Суд апелляционной инстанции отклонил ссылки заявителя апелляционной жалобы относительно того, что акты на оказание услуг, имеющие оттиск печати ответчика «Для документов», являются недопустимыми доказательствами на том основании, что материалы дела не содержали актов на оказание услуг, то есть суть довода суд не оценивал.
В Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.08.2008 N А56-43993/2007 оспаривался факт поставки товара, при этом в качестве одного из аргументов было то обстоятельство, что вместо гербовой печати на накладной стоит печать «Для документов».
В данном случае суд учел, что представленные в материалах дела регистры ответчика по счетам 60.1 подтверждали, что полученный от истца товар отражен в бухгалтерском учете ответчика, в связи с чем доводы ответчика о неполучении им данного товара были признаны несостоятельными.
Подведем итоги
Организации вправе заверять документы, в том числе бухгалтерские и налоговые документы, дополнительными печатями, содержащими, например, следующую информацию: «Бухгалтерия», «Для документов», «Для доверенностей». Вместе с тем следует учитывать, что если в контрактах подпись уполномоченного лица заверяется основной печатью организации, а на товарных накладных, актах выполненных работ и других первичных учетных документах проставляется дополнительная печать с пометкой «Для документов», то нельзя исключить споры между организацией и ее контрагентами и их налоговыми органами (если ООО — продавец), и/или споры организации с налоговыми органами (если ООО — покупатель), и/или споры ООО с контрагентами в отношении факта поставки товара, выполнения работ, услуг.
Во избежание спорных ситуаций рекомендовано использовать печати, отвечающие требованиям п. 5 ст. 2 Закона N 14-ФЗ: круглая форма, информация о полном фирменном наименовании ООО на русском языке и его месте нахождения.
Организация вправе использовать дополнительные печати в необходимом количестве. Вместе с этим рекомендовано закрепить в локальном нормативном акте (например, в приказе руководителя) порядок применения конкретной дополнительной печати.
Использовать печати необходимо в соответствии с информацией, указанной на оттиске.
