Опыт юристов и сотрудников кадровых служб предприятий и организаций свидетельствует о том, что проблем с первичным оформлением трудовых книжек, как правило, не возникает. А вот ведение этих документов, исправление сделанных в них записей, оформление дубликатов вызывают трудности.
Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г., что обязывает работодателя именно с этой даты оформлять новые трудовые книжки тем работникам, которые поступают на работу, а также дополнять старые трудовые книжки вкладышем и выдавать дубликат трудовой книжки нового образца.
Внесение изменений в трудовую книжку
В соответствии с п. п. 27 — 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 6 февраля 2004 г.; далее — Правила), в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель при обращении работника обязан оказать необходимую помощь для восстановления в трудовой книжке соответствующей записи. Если организация, которая допустила неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были внесены. Таким документом, согласно действующим правилам о документообороте, является приказ (распоряжение) по кадрам или личному составу руководителя организации или уполномоченного им лица.
В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных либо неточно отраженных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением тех, которые вносятся на основании судебного решения, а также в других случаях, предусмотренных п. 34 настоящих Правил (к примеру, массовая утрата трудовых книжек в связи с чрезвычайными ситуациями).
Инструкция по заполнению трудовых книжек N 69 (далее Инструкция-69) не содержит практических уточнений к порядку внесения изменений в трудовую книжку, изложенному в п. п. 27 — 29 Правил, хотя, по моему мнению, порядок взаимоотношений работника и работодателя требует дополнительных разъяснений и уточнений. Так, по ранее действовавшим Правилам, подкрепленным судебной практикой, работник в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, произведенной в предыдущем месте работы, обращался к действующему работодателю с заявлением об обнаруженной им ошибке. Сам сделать это он мог только в период с момента увольнения до устройства на другую работу, поскольку и ранее действовавшие Правила, и Правила современные не допускают выдачу на руки работнику трудовой книжки в период работы. Впрочем, не выручает работника и предоставленная ему возможность на основании п. 7 Правил получить от работодателя (по письменному заявлению) не позднее 3 дней со дня подачи копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее. Цели получения копии могут быть различные — от намерения подыскать новое место работы до сверки в иных организациях стажа и правильности внесения записей, но не совершения в них исправлений. Поэтому в случае выявления неточностей в записях трудовой книжки работодатель должен официальным обращением в соответствующие организации (вплоть до необходимых архивов) уточнить правомерность претензии работника. И только получив документальное подтверждение ее безошибочности, внести в книжку необходимые изменения. Если требования работника окажутся ошибочными, на мой взгляд, он должен компенсировать работодателю понесенные расходы. При правомерном обращении работника компенсацию затрат невиновного работодателя за эту услугу должен нести работодатель, который не внес соответствующей записи либо внес ее неточно или неправильно, что в принципе предусмотрено п. 48 Правил, но только для случаев неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
Общие требования к внесению исправлений
В соответствии с п. 1.2 Инструкции-69 в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Это правило не касается внесения изменений на первую страницу трудовой книжки, титульный лист.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи проставляется следующий порядковый номер и делается запись: «Запись N … » недействительна. Затем вносится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» с указанием даты и номера приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В данной части Инструкции-69 не прослеживается мотивация работодателя соблюдать правила ведения делопроизводства. Для того чтобы работник, ответственный за ведение трудовых книжек (инспектор по кадрам/персоналу, кадровик), внес изменение в трудовую книжку, издать официальный приказ должен работодатель. Такой приказ может появиться только на основании заявления работника или служебной записки кадровика.
В рассматриваемой ситуации может быть, как минимум, два варианта внесения неточной записи: когда ошибается сам кадровик, переписывая в книжку текст приказа, или работодатель издает приказ с ошибкой, которая дублируется кадровиком. В первом случае требуется действовать, как указано в Инструкции-69, т. е. вновь сослаться на правильный приказ. Во втором случае приказ с неправильной записью необходимо сначала отменить документом, как минимум, равной юридической силы, т. е. приказом, и только затем в нем же или в отдельном приказе указать правильную запись. В таком случае в графе 3 должно быть изложено: «Запись за N … на основании Приказа N … от «__»_______г. недействительна. Читать запись N … как «Принят (переведен или иное) тем-то (профессия, должность, чин или иное) по разряду (классу, категории и т. п.)» и далее — по Инструкции-69.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись N … недействительна, восстановлен на прежней работе. При изменении формулировки причины увольнения вносится текст: «Запись N … недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 дается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него этой записи. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Прием на работу по трудовой книжке, содержащей запись «Взамен выдан дубликат», не производится. Между тем ни в одном из указанных нормативных актов такого запрета не содержится, что является явным упущением законодателя, способствующим злоупотреблению второй трудовой книжкой.
Изменение записей, внесенных при приеме на работу
Изменения в записях на титульный листе о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и других документов (п. 26 Правил).
В соответствии с абз. 2 п. 2.3 Инструкции-69 указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние данные и записываются новые. Ссылки на соответствующие документы делаются на второй странице обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). На практике при заполнении второй страницы обложки на ней делается отсылка к третьей странице обложки, что также требует отражения в указанных актах.
Согласно п. 2.4 Инструкции-69 изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей об образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
В соответствии с п. 3.1 Инструкции-69 записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. Если федеральными законами предусмотрено предоставление льгот либо наличие ограничений для работников определенных профессий и специальностей, а также занимающих определенные должности, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны указываться так же, как и в соответствующих квалификационных справочниках федерального уровня.
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если работнику присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом производится соответствующая запись.
Получение работником второй и последующей профессии, специальности или повышение квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарь-ремонтник получил вторую профессию — «электрогазосварщик» — с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата получения второй профессии, в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия — «электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.
На основании п. 3.2 Инструкции, если наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация имярек «_____________» переименована в имярек «__________», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Обращает на себя внимание применение в Инструкции-69 такой формулировки, как «или иное решение работодателя». Этот пассаж Минтруда требует официального уточнения, поскольку его можно истолковать так, будто устное распоряжение руководителя кадровику имеет силу письменного указания. При этом, естественно, исключается возможность не только заполнить графу 4 трудовой книжки, но и найти следы такого распоряжения в архиве организации или ведомства.
Изменение записей о переводе работника
На основании п. 33 Правил при наличии в трудовой книжке записи о переводе на другую работу, признанной (судом или иным надзорным органом. — В. А.) недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением той записи, которая признана недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке (вносится отметка: «Взамен выдан дубликат». — В. А.) и также возвращается ее владельцу. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если она пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).
Изменение записей при увольнении работника
Так же, как и в предыдущем случае, при наличии в трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению по последнему месту работы выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные ранее записи, за исключением той, которая признана недействительной.
Существенным для правоотношений сторон трудового договора является требование, содержащееся в абз. 4 п. 35 Правил. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в нее неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить не полученный работником за это время заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
Записи о решении суда
В трудовую книжку не вносятся ссылки на решения суда, кроме изложенного ниже исключения. Такие ссылки должны содержаться в самом приказе (распоряжении) в строке «Основание издания приказа (распоряжения) работодателя». Внесение их в трудовую книжку дает право работнику потребовать выдачи дубликата, не содержащего такой записи. Исключением не являются и судебные решения об отбытии работником исправительных работ. Запись о времени работы в период отбытия наказания вносится на основании п. 3.3 Инструкции-69. В разделе «Сведения о работе» делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданные в соответствии с приговором (определением) суда, их дата и номер.
Особые проблемы возникают у работодателя в случаях прекращения трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание. Минтруд не приводит примеров внесения записи при такой ситуации на основании п. 19 Правил. Правительство только обозначило, что в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность работник лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься). На практике в графе 3 с учетом требований пп. «а» п. 2 ст. 34 Уголовно-исполнительного кодекса РФ (в ред. от 8 декабря 2003 г., далее — УИК РФ) производится следующая запись: «Освобожден от занимаемой должности на основании приговора такого-то суда на такой срок. Переведен на такую-то должность» При увольнении лица, которое полностью не отбыло наказание на основании пп. «г» п. 2 ст. 34 УИК РФ в трудовой книжке указывается, на какой срок, какую должность гражданин лишен права занимать или какой деятельностью лишен права заниматься на основании приговора такого-то суда.
На основании п. 22 Правил записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, после вступления в силу оправдательных приговоров, вынесения постановлений (определений) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, по месту работы вносится запись о том, что этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
Одним из существенных упущений трудового законодательства является отсутствие норм, регулирующих возможность внесения записей о бывшей работе «задним числом» в уже имеющуюся трудовую книжку. При внесении уточняющей записи новым работодателем о бывшей работе она как бы «растворяется» в записях данного работодателя. Да и сам порядок внесения не отражает того факта, что уточнение внесено в документацию, которую вело другое предприятие (организация). Правила предписывают указать только номер записи, которая признается недействительной, и внести правильную. Для таких ситуаций надо бы предусмотреть в трудовой книжке специальный раздел, позволяющий любым заинтересованным лицам без проблем произвести какие-либо изменения, касающиеся любой давности в деятельности конкретного работника. Ведь записи могут быть не только ошибочными, но и отражающими более раннюю деятельность работника (пропущенными). Например, пропущена запись о получении рабочим второй (смежной) профессии, которая стала актуальной для него и работодателя по новому месту работы, а удостоверение было утеряно.
В любом случае в отношении ведения трудовых книжек и внесения исправлений в них работодатель и сотрудники кадровых органов должны следовать принципу: семь раз проверь, один раз впиши.
В ноябре 2003 г. вступило в силу Постановление Минтрудсоцразвития РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 г. N 69 (по тексту — Инструкция-69 и Постановление-69).
Этим Постановлением утверждены формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение N 2) и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение N 3).
Пунктом 2 Постановления-69 признаны не действующими на территории Российской Федерации:
Постановление Госкомтруда «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» от 20 июня 1974 г. N 162;
Постановление Госкомтруда СССР «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162» от 2 августа 1985 г. N 252;
Постановление Госкомтруда СССР «О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях» от 31 марта 1987 г. N 201;
пункт 2 Постановления Госкомтруда СССР «О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства» от 15 августа 1990 г. N 332;
Постановление Госкомтруда СССР «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)» от 19 октября 1990 г. N 412.
Отсюда следует, что в настоящее время основополагающими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения трудовых книжек, являются:
Трудовой кодекс РФ (ст. 66);
Постановление Совмина СССР и ВЦСПС «О трудовых книжках рабочих и служащих» от 6 сентября 1973 г. N 656 (в ред. Пост. Совмина СССР от 15 августа 1990 г. N 829) в части, подтверждающей правомерность использования старых форм трудовых книжек;
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 марта 2003 г. N 225 (в ред. от 6 февраля 2004 г.);
вышеуказанная Инструкция-69, Приказ Минфина РФ «О трудовых книжках» от 22 декабря 2003 г. N 117н (зарегистрирован в Минюсте РФ вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку» от 24 декабря 2003 г. N 5356).
