ОРГАНИЗАЦИЯ СОБСТВЕННОГО ВРЕМЕНИ И УСТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ
Д. ХЭНКОК
Джулиан Хэнкок, сотрудник отдела обучения Судебной службы Великобритании.
Установка приоритетов
Люди часто говорят: «У меня не хватает времени, чтобы сделать всю мою работу». К сожалению, мы не можем увеличить объем времени, оно носит конечный характер, и в сутках при всех обстоятельствах есть только 24 часа. Единственное, что мы в этой связи можем предпринять: распорядиться отведенным нам временем с максимальной пользой. Надо по возможности не тратить время на незначительные дела или на работу, делать которую нам нравится или которую мы любим, — сосредоточьтесь на задачах, которые представляют реальную важность. Тогда вы сможете правильно выстроить свои приоритеты.
Установка приоритетов — это процесс двухступенчатый:
1. Вы должны четко представлять себе ключевые цели и задачи вашей работы.
2. Эти ключевые задачи надо выстроить по приоритетам.
Все задачи, стоящие перед администратором суда, изложены в должностной инструкции, но там не сказано, какие задачи являются наиболее существенными для вашего конкретного суда или для вашего конкретного председателя. В идеале вы должны обсудить вашу должностную инструкцию с вашим председателем и спросить его мнение по поводу того, какие из стоящих перед вами задач наиболее важны для него. Каждую из этих задач следует охарактеризовать с точки зрения ее важности и срочности. Другой вариант выстраивания приоритетов: стоящие перед вами задачи можно поделить на три категории:
— задачи, выполнить которые необходимо, — это принципиально важные задачи, без их выполнения суд не сможет нормально работать;
— задачи, выполнить которые следует, — также являются важными, но сроки их исполнения не являются критичными;
— задачи, выполнить которые стоит, — исполнение этих задач можно отложить на более спокойное время. В принципе, выполнив эти задачи, вы улучшите качество работы суда, но принципиально важными эти задачи не являются.
После того, как вы определили для себя приоритеты, спланируйте свое время — сделайте так, чтобы основная часть времени расходовалась на выполнение ключевых задач. Однако действовать по написанному плану порой чрезвычайно сложно, особенно если возникают какие-то срочные дела, и трудную работу приходится откладывать на потом. Возможно, есть смысл завести дневник, в котором регистрировать, как именно вы расходуете свое рабочее время. В конце недели или месяца вы сможете проверить, каковы были ваши планы и как реально было израсходовано ваше время. Кроме всего прочего, такой дневник поможет вам определить, что именно мешает вам придерживаться установленного плана, на что тратится ваше время, это позволит избегать подобных трат в будущем. Такой дневник не следует усложнять — воспользуйтесь примером, приведенным ниже, либо приготовьте дневник по собственному усмотрению. Не забудьте учесть все входящие и исходящие телефонные звонки, разговоры с коллегами и так далее.
Дата Время Чем занимались или Было ли это занятие
что отвлекло? важным или срочным?
В конце недели или месяца суммируйте все время, потраченное вами на ту или иную деятельность. И проверьте себя: много ли времени вы израсходовали на задачи, которые действительно являются приоритетными?
Важность и срочность
Люди часто говорят, что они не могли действовать в соответствии с составленным ими планом, потому что возникло что-то непредвиденное или срочное. В какой-то степени это неизбежно, если место вашей работы — суд, где обстановка меняется постоянно. Тем не менее необходимо иметь в виду: срочная задача не всегда является важной. И если дело обстоит именно так, не отводите на решение такой задачи очень много времени. В идеале к решению этой задачи можно подключить кого-то из ваших подчиненных, а самому сосредоточиться на чем-то реально важном. В своей матрице управления временем Стивен Кови подробно описывает разницу между важными и срочными делами.
А — важно, срочно — сделайте это сейчас.
Б — важно, не срочно — начните это делать.
В — не важно, срочно — поручите это другим или сделайте быстро.
Г — не важно, не срочно — не тратьте на это время.
В секторе А представлены элементы, которые являются одновременно «срочными» и «важными». В этом секторе мы имеем дело с разгневанным клиентом, выполняем работу точно в срок, осуществляем ремонт сломавшегося механизма, делаем операцию на сердце или помогаем плачущему ребенку, которого кто-то обидел. В секторе А нам необходимо расходовать наше время. Именно здесь мы осуществляем руководство, чего-то достигаем и призываем на помощь весь свой опыт и здравый смысл, с тем чтобы наши решения соответствовали множеству потребностей и стоящих перед нами задач. Если мы проигнорируем это, то тогда окажемся заживо погребенными. Однако при том необходимо понимать, что многие важные дела становятся также и срочными из-за волокиты или же вследствие недостатков планирования и профилактики.
Сектор Б включает в себя дела, которые представляют важность, но не являются при этом срочными. Это сектор качества. Именно здесь мы занимаемся долгосрочным планированием, предсказываем возникновение проблем и осуществляем в связи с этим профилактическую деятельность, наделяем сотрудников полномочиями, расширяем наши познания и приобретаем новые навыки при помощи чтения и постоянного профессионального развития, решаем, как помочь сыну или дочери с решением тех или иных проблем, готовимся к важным встречам и выступлениям, а также развиваем отношения, внимательно и честно выслушивая своих партнеров. Чем больше времени вы проводите в секторе Б, тем больше становится ваша способность что-то реально сделать. Игнорирование этого сектора ведет к разрастанию сектора А, создает стрессовые ситуации, вызывает истощение физических и духовных сил, а также вызывает тяжелые кризисные ситуации для участников деятельности, указанной в этом секторе. С другой стороны, активное участие в деятельности, предусмотренной в секторе Б, значительно сокращает объем сектора А. Планирование, подготовительная работа и профилактика не позволяют обычным делам превращаться в срочные дела. Сектор Б не оказывает воздействия на нас, мы должны оказывать воздействие на него. Это сектор руководства самим собой.
Сектор В — это почти призрак Сектора А. Сюда входят элементы, которые являются срочными, но не представляют важности. Это сектор обмана. Шум суеты создает иллюзию значения и важности. Но работа, которая действительно осуществляется, если и представляет важность вообще, то только не для вас, а для кого-то другого. Многие телефонные звонки, встречи и случайно зашедшие посетители относятся к этой категории. Мы тратим много времени в секторе В, удовлетворяя потребности и решая приоритетные задачи других людей, и думаем при этом, что находимся в секторе А.
Сектор Г содержит те элементы, которые не представляют ни срочности, ни важности. Это сектор зря потраченного времени и усилий. Конечно, нам вообще не следует там находиться. Какие же элементы входят в сектор Г? Не обязательно отдых, так как настоящий отдых, восстанавливающий наши силы, является довольно ценным элементом сектора Б. Однако чтение легкомысленных романов, регулярный просмотр «бессмысленных» телевизионных шоу или обмен сплетнями, сообщениями по электронной почте и т. п. будут рассматриваться как факторы, вызывающие напрасную трату времени, место которым в секторе Г. Сектор Г — это не вопрос выживания, здесь речь идет об ухудшении и снижении результатов. Эта деятельность может выступать как своего рода отдых, но зачастую мы не находим в ней удовлетворения.
Взгляните на ваш дневник: находится ли основная часть израсходованного вами времени в секторе А или В? Если нет, вам нужно предпринять меры для того, чтобы лучше распоряжаться своим временем. Возможно, какие-то идеи на этот счет у вас есть, но приведенный ниже список может оказаться полезным.
Не все из нижеприведенных подсказок будут работать автоматически, с некоторыми из них необходимо будет поупражняться на практике, а другие, возможно, придется скорректировать, чтобы они отвечали вашему стилю и конкретным обстоятельствам:
— изучите постоянно повторяющиеся кризисные ситуации и найдите способы избегать их;
— тратьте больше времени на общение с верхним уровнем, чем с нижним уровнем;
— думайте о проблеме своего начальника;
— сохраняйте все свои записи, телефонные сообщения, планы и «списки дел» за месячный период; проведите их анализ и, возможно, вы найдете способ сэкономить время в следующем месяце;
— иногда составляйте перечень того, что вы делаете на период в четверть часа; проведите анализ этих перечней и посмотрите, на что расходуется время;
— отмечайте, сколько времени уходит на те или иные дела;
— составляйте график работы на день, неделю, месяц и год и поощряйте других делать то же самое;
— научитесь определять, когда и как говорить «нет»;
— не делайте сами, поручайте другим;
— интересуйтесь у других людей, какие приемы они используют для экономии времени;
— пытайтесь получать удовольствие, что бы вы ни делали;
— не тратьте время на сожаления по поводу своих неудач, неудача — это лишь более длинный путь, а не тупик;
— не ешьте слишком плотный обед, чтобы вас не клонило ко сну во второй половине дня;
— подумайте о своих старых привычках или заведенных порядках, чтобы, возможно, избавиться от них или ввести их в рациональное русло;
— всегда носите с собой ручку и блокнот, чтобы записывать те мысли, которые приходят вам в голову, когда вы находитесь не на своем рабочем месте;
— установите для себя предельное время ожидания — уважайте свое собственное время, даже если другие этого не делают;
— планируйте свои действия на каждый день, лучше это делать в конце предыдущего дня. Пусть ваш график будет достаточно гибким, чтобы в нем нашлось время для чрезвычайных и срочных задач;
— работайте лучше, а не больше;
— концентрируйте внимание на чем-то одном; держите свой стол, а также свою голову свободными от всего остального;
— как можно скорее перестаньте заниматься непроизводительной работой.
Отметьте наиболее подходящее время дня для каждого вида работы: например, умственная работа, требующая внимания к мелочам, — по утрам, более активная деятельность — во второй половине дня;
— устанавливайте сроки выполнения заданий для себя и для других;
— старайтесь участвовать в работе тех, кто выше вас, а не тех, кто ниже вас;
— найдите место для всего и держите все на своих местах;
— чтобы избавиться от случайных гостей:
закрывайте дверь;
вставайте, когда они входят, и говорите с ними стоя, пока они не уйдут;
— назначайте встречи на конкретное время;
— если кто-то спрашивает: «У тебя есть минутка?», требуйте, чтобы это была именно «минутка»;
— встречайтесь с другими на их рабочем месте, чтобы у вас была возможность уйти, когда вам удобно;
— когда назначаете встречи, устанавливайте не только время начала встречи, но и время ее завершения. И придерживайтесь установленных временных рамок;
— прежде чем звонить кому-либо, составьте список того, что вы хотели бы обсудить;
— когда будете звонить, разговаривайте стоя;
— разделите свою работу на части:
1. Срочно и важно.
2. Срочно, но не важно.
3. Важно, но не срочно.
4. Не важно и не срочно;
— не сокращайте время своего сна, если вы спите восемь часов или меньше. Вы будете слишком уставшими, чтобы работать в полную силу. Почему бы не сократить время, которое вы тратите на просмотр телевизора;
— попросите своего друга предупреждать вас, когда вы начинаете усваивать привычки, которые приводят к пустой трате времени;
— определите время своего отпуска заранее, если есть такая возможность. Отметьте это в своем ежедневнике или рабочем графике в начале года. Таким образом, у вас не будет предлога не пойти в отпуск;
— пользуйтесь ежедневником с отсоединяющимися страницами. Таким образом, вы сможете передвигать свои записи и «списки дел» ближе к соответствующим страницам, не переписывая их при этом;
— изложите свои основные цели в жизни в начале своего ежедневника и читайте их каждый день, чтобы это давало вам новый заряд и позволяло сконцентрировать внимание на приоритетных направлениях;
— оценивая время, необходимое для реализации долгосрочного проекта, ведите отсчет с конца, со времени, установленного для его завершения. Таким образом, вы будете уверены в том, что все этапы проекта укладываются в общий срок его реализации и будут вовремя завершены;
— не пытайтесь определять приоритеты в перечне стоящих перед вами задач по мере составления такого перечня. Сначала составьте этот перечень так, как вы считаете нужным, и затем выделите приоритетные направления;
— используйте свой обеденный перерыв для того, чтобы съесть здоровую пищу на обед и немного прогуляться на свежем воздухе. Это прибавит энергии и сообразительности во второй половине дня, и вы будете более продуктивно работать;
— установите будильник таким образом, чтобы он срабатывал каждые пять минут после того, как вы садитесь за свой рабочий стол. Как только будильник срабатывает, немедленно приступайте к работе;
— если, начав работать, вы увлеклись выполнением задания и не хотите останавливаться, не обращайте внимания на установленный срок завершения работы;
— если вы сидите за своим рабочим столом лицом к двери, не смотрите на каждого входящего. Иначе это будет поощрять их к тому, чтобы остановиться и поболтать. Если есть возможность, передвиньте свой стол так, чтобы вы не сидели лицом к двери или основному потоку людей в помещении;
— позволяйте себе пересматривать, переоценивать или корректировать любую работу или задание только один раз;
— если вы не уверены, оставить вам документ или нет, положите его в коробку, и если никто о нем не спросит в течение трех месяцев, можете его выбросить;
— ставьте красную точку на документе каждый раз, когда вы его берете. Три точки — займитесь им сейчас;
— покажите своему секретарю, как работает ваша система подшивки и хранения документов. Если есть возможность, познакомьте с ней своих сотрудников, чтобы любой из них мог быстро найти документы в любой системе в случае, если кто-то отсутствует;
— ежедневник, рассчитанный на год, может не совсем подойти для планирования всех перспективных мероприятий и внесения обновленных данных. Пользуйтесь ежедневником, рассчитанным на полтора года или пусть у вас будет под рукой ежедневник на будущий год;
— помните, что отвечать необходимо на все телефонные звонки, однако не на все звонки должны отвечать лично вы;
— если ваши телефонные сообщения теряются, пользуйтесь блокнотом с копиркой;
— выбрасывайте лишние копии после того, как использовали блокнот;
— если совещание является единственной возможностью для его участников пообщаться в неформальной обстановке, предусмотрите 20-х минутный перерыв для такого общения. В то же самое время необходимо включить его в повестку дня и смотреть, чтобы он не затягивался;
— стремитесь решить на любой встрече три задачи;
— спросите у своих сотрудников, что, по их мнению, им необходимо для того, чтобы хорошо выполнить свою работу. И затем обеспечьте их тем, что им необходимо;
— оставляйте время в конце работы для проверки и обобщения;
— ведите учет всех разнообразных способов, с помощью которых вы получаете информацию в течение обычной рабочей недели. Прибавьте к этому время, которое вам требуется на то, чтобы ознакомиться (прочитать, прослушать, посмотреть) с этой информацией. Вам станет понятно, почему так важно сократить объем информации и не перегружать себя ею;
— выясните, сколько стоит час вашей работы в соответствии с получаемой вами зарплатой. Прежде чем вы решите прочитать или посмотреть что-либо, задайте себе вопрос, стоит ли это вашего времени и времени вашей компании;
— начиная работу, покажите нескольким ключевым сотрудникам, как вы хотите, чтобы они работали. Если они воспримут это с энтузиазмом, другие последуют их примеру;
— попросите наиболее эффективно работающего сотрудника сначала освободить свой стол и только потом помогать остальным.
Правило 80/20
Итальянский социолог Вильфредо Парето высказал предположение, что в большинстве случаев усилия человека и затраченное им время редко соответствуют получаемым результатам. Принцип Парето получил известность как правило 80/20.
Данное правило гласит, что, «если все предметы распределить с точки зрения их стоимости, 20% предметов будут составлять 80% общей стоимости, в то время как остальные 80% предметов будут составлять оставшиеся 20% стоимости». Например:
— на 20% покупателей приходится 80% продаж;
— на 20% работников приходится 80% отпусков по болезни;
— 80% времени, затраченного на работу с документами, тратится на работу лишь с 20% всех ваших документов;
— 80% стирки приходится на 20% вашей одежды;
— 80% телефонных звонков исходят от 20% всех ваших клиентов.
Парето пришел к выводу, что зачастую всего 20% вашего времени дает около 80% результатов, а 80% остального затраченного вами времени дает только 20% результатов.
В этой связи правило 80/20 говорит о том, что выполнение двух задач из списка, состоящего из десяти задач, дает наибольший результат. Определите эти два элемента, пометьте их буквой «А» и выполните эти задачи. Можете не выполнять большинство из остальных восьми задач, так как результаты, которые вы при этом получите, будут значительно ниже по сравнению с результатами, полученными при выполнении двух наиболее важных задач.
Принцип Парето: «80% наших усилий дают только 20% результатов, в то время как 20% наших усилий дают 80% результатов».
