Погодина И. В., доцент кафедры гражданского права и процесса факультета права и психологии ГОУ ВПО «Владимирский государственный университет».
В течение рабочего дня секретарю и офис-менеджеру приходится оформлять большое количество самых разных документов, от служебных записок до трудовых договоров. Часто компании задумываются о выстраивании системы работы с документами лишь после того, как «получат щелчок» от контролирующих или судебных органов. Однако гораздо дешевле не допускать досадных ошибок в документах, чем платить высокую цену за их исправление.
Структурирование работы с документами
В любой организации со временем возникает необходимость в структурировании работы с документами. Чтобы организовать работу с документами именно в вашей организации, желательно разработать инструкцию по делопроизводству. Ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями делопроизводства. Закрепив особенности оформления документов в локальном акте, вы создадите условия, при которых вероятность появления ошибок в подготовке и согласовании документов стремится к нулю. Таким образом, инструкция по делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются:
— перечень документов, необходимых для выполнения того или иного действия;
— шаблоны документов, используемых в организации;
— очередность их оформления;
— порядок прохождения документов внутри организации;
— порядок согласования и исполнения.
Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по делопроизводству:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536);
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., изменен Решением Росархива 27.10.2003);
Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).
Другим способом закрепления принятых в компании стандартов делопроизводства является разработка и принятие регламентов. Разработку системы регламентов необходимо начинать с проведения своеобразного исследования: найти проблемные точки, выявить ключевые области. Затем, изучив результаты, следует прописать четкие регламенты. Регламенты также позволяют избежать многих ошибок, связанных с согласованием и регистрацией документов. В организации могут быть составлены регламенты: согласования и подписания документов, использования рабочего времени, направления в служебную командировку и т. п.
Регламенты нужно обсудить и согласовать с руководителями служб предприятия, которые имеют отношение к обеспечению выполнения этих регламентов. Регламенты утверждаются руководителем предприятия и являются обязательными для исполнения всеми работниками организации.
Совет! Согласуйте работу по разработке регламентов с руководством компании и заручитесь поддержкой первого лица, так как позиция первого лица оказывает определяющее влияние на успех всех проводимых мероприятий.
Внутренняя переписка
В организации в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу. А для этого они должны быть правильно оформлены и зарегистрированы. Именно на документы внутренней переписки приходится основная часть ошибок, которые впоследствии могут дорого стоить организации.
Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:
— письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, либо носит характер информирования другой стороны;
является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска, направления в служебную командировку, наложения дисциплинарного взыскания и других кадровых процедур;
— служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.
Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюдать следующие условия.
Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.
Документ должен иметь регистрационный номер по журналу регистрации.
На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя, например в виде резолюции.
Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.
Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель — в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются, если нужно обмениваться официальными сообщениями не только между работниками, но также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т. д.
В настоящее время большая часть внутренней переписки осуществляется по электронной почте. Безусловно, это очень удобный и быстрый способ общения, однако и самый проблемный с точки зрения делопроизводства. Например, крайне сложно доказать, что тот или иной электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта оформляйте документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрируйте через секретаря, отвечающего за регистрацию документов. Электронной переписке можно придать юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а секретарь их зарегистрирует.
Совет! Закрепите в инструкции по делопроизводству или регламенте этот способ обмена информацией в качестве рабочего механизма общения в компании.
Заявления
Самым распространенным документом, с помощью которого работник обращается к работодателю, является заявление. Во многих организациях типичной ошибкой является отсутствие резолюции руководителя, которому оно адресовано. Заявление просто кладут в личное дело работника, руководствуясь принципом «чтобы было». Другой распространенной ошибкой является то обстоятельство, что в организации не ведется регистрация заявлений работников.
Для того чтобы заявление имело юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты.
1. — «Заявление».
2. Адресат — кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф. И.О. должностного лица.
3. Составитель — от кого направляется, с указанием должности и Ф. И.О. работника.
4. Текст заявления.
5. Подпись составителя заявления.
6. Дата составления заявления.
7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения — при необходимости). Так как этот реквизит не является обязательным, то его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.
8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или журналу регистрации заявлений работников), где указан номер, дата принятия документа и подпись ответственного лица (например, секретаря).
9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или которое уполномочено решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную
подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение, и (при необходимости) даты, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.
10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя. Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.
11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.
Пример 1.
Отделу кадров Генеральному директору
В приказ ООО «Звезда»
Уволить 01.07.2009 Смирнову П. А.
Смирнов от бухгалтера
17.06.2009 Левиной Е. В.
Заявление
Прошу уволить меня 1 июля 2009 г. по собственному желанию.
16 июня 2009 г. Левина Левина Е. В.
Не возражаю
Главный бухгалтер
Сидорова Сидорова А. В.
16.06.2009
Издан приказ
от 01.07.2009 N 254
В дело N 05-213
Инспектор ОК от 16.06.2009 N 174
Петрова Петрова Т. А. Секретарь Паньшина
03.07.2009 Паньшина
Уведомления
Работодатель оформляет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем ежегодном отпуске согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником прекращается (ст. 79 ТК РФ), и т. д.
Уведомления необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка. Работник подтверждает факт получения данного уведомления на самом же документе, ставя свою подпись. В уведомлении должны быть следующие реквизиты.
1. — «Уведомление».
2. Адресат — кому направляется заявление, с указанием должности и Ф. И.О. работника.
3. Регистрационный номер уведомления. Номер присваивается документу согласно журналу исходящей документации (или журналу регистрации уведомлений), где указан номер, дата принятия документа и подпись ответственного лица (например, секретаря).
4. Дата составления уведомления.
5. Текст заявления.
6. Подпись составителя уведомления.
7. Подпись адресата.
Мнение. Екатерина Шестакова
Если вам сформулировали неясный приказ или указание, лучше повторить его еще раз и уточнить у руководителя, правильно ли вы его поняли. То же в случае возникновения сомнений по поводу путей его исполнения, сроков и полученных результатов. С точки зрения делового общения это правило обязательной обратной связи, которое позволяет уточнить информацию при неверном ее истолковании. Это правило считается одним из основных для взаимопонимания.
Установление конкретных сроков выполнения задач является одной из основных задач производственного процесса. Постановка конкретных сроков позволяет решить следующие вопросы:
— выделить круг сотрудников, хорошо (не очень хорошо) справляющихся со своими обязанностями;
— ориентироваться на конечный результат выполнения работ;
— предусмотреть возможность исправления ошибок, возможных недочетов в работе;
— наиболее эффективно решить поставленные задачи.
И для работника, и для начальника это способ установления меры ответственности за проделанную работу.
Сроки выполнения работ могут обозначаться календарными датами или периодом времени. При этом необходимо письменно зафиксировать срок выполнения работ в целях установления четкого регулирования данного вопроса. Следует также отметить, что промежуточные сроки, соответствующие этапам выполнения работ, не являются существенными, но их необходимо обозначить, чтобы иметь возможность применить правовые последствия нарушения сроков. Путем установления конкретных этапов выполнения работ руководитель может регулировать конечный срок работ, выявлять сбои в сроках и в случае необходимости подключать других работников при их нарушении.
После выполнения задачи нужно хотя бы временно забыть о ней. В случае необходимости ваш руководитель сам укажет вам на то, что необходимо вернуться к поручению. Осмысление сильных и слабых сторон проделанной работы может привести только к невыполнению иных поручений руководства, сказаться негативно на качестве другой выполняемой работы. При этом нецелесообразно бросать задачу на полпути, браться за несколько дел сразу, постоянно переключаться с одной работы на другую. Это приводит также к снижению качества выполняемой работы.
Типичной ошибкой при подготовке и вручении уведомлений является несоблюдение сроков, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Другой распространенной ошибкой является отсутствие даты получения работником уведомления, которая проставляется работником собственноручно. Поэтому при вручении всех видов уведомлений секретарю необходимо подготовить уведомление с учетом требований трудового законодательства и проследить, чтобы работник не только расписался в уведомлении, но и проставил дату. Такие ошибки могут впоследствии «больно аукнуться» работодателю, например, при судебном разбирательстве.
Пример 2.
ООО «Звезда»
Уведомление
от 13.07.2009 N 25
Менеджеру по логистике
Сивилеву В. А.
Об увольнении по сокращению численности
работников организации
На основании приказа ООО «Звезда» от 10.07.2009 N 10, руководствуясь ч. 2 ст. 180 Трудового кодекса Российской Федерации, уведомляем Вас, что трудовой договор от 04.05.2008 N 25 будет расторгнут с Вами 15 сентября 2009 г. по п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с сокращением численности работников организации.
При увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ Вам будут предоставлены гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, в виде выплаты выходного пособия и сохранения среднего месячного заработка на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).
В ООО «Звезда» отсутствуют вакантные должности, соответствующие Вашей квалификации, а также вакантные нижестоящие и нижеоплачиваемые должности.
Вы вправе расторгнуть трудовой договор и до истечения двухмесячного срока со дня вручения настоящего уведомления как по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ), так и в порядке перевода на работу к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ).
В течение срока действия уведомления Вы обязаны исполнять функциональные обязанности по замещаемой должности и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие в ООО «Звезда».
Генеральный директор Малышев Малышев В. А.
С уведомлением ознакомлен, экземпляр уведомления получил:
