ПРОВЕРКИ КОНТРОЛИРУЮЩИХ ОРГАНОВ. КОГО ЖЕ ПРОВЕРЯЮТ
ИНСПЕКТОРЫ ПО ТРУДУ? ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ ИЗ ЛИЧНОГО ОПЫТА
О. А. ИЛЮШИНА
Илюшина О. А., юрисконсульт.
Вопрос проверок контролирующих органов для каждой организации на нашем современном рынке далеко не нов.
Мы как проверяемые, да и сами проверяющие имеем в любой проверке две совершенно противоположные цели: целью лиц, проводящих проверку, является обнаружение как можно больше и как можно более серьезных правонарушений, нашей же целью является не допустить обнаружения таких правонарушений, а если это невозможно, то обнаружить как можно больше нарушений со стороны проверяющих при проведении мероприятий, для того, чтобы в дальнейшем обжаловать их действия и, возможно, даже отменить решения, принятые по результатам проверки, если они не в нашу пользу.
В своей статье я расскажу о том, что может побудить инспектора по труду нанести визит именно вам, какими, на первый взгляд, неприметными факторами вы можете вызвать неподдельный интерес трудовой инспекции, а также что будет проверять проверяющий и как приготовиться к таким гостям, чтобы результаты проверки были в вашу пользу.
Итак, инспекция труда может проверить любую организацию или предпринимателя. В первую очередь это те, кто «не нашел общего языка» с собственными работниками.
Узнать о компании инспекция может не только из жалоб. С ней активно сотрудничают прокуратура, милиция, налоговики, фонды.
Иногда нужную информацию инспектор узнает из рекламных газет. Множество объявлений о поиске сотрудников нарушают Трудовой кодекс РФ. Например, такое требование, как московская прописка.
Обращаю внимание на тот факт, что, узнав о нарушениях из рекламы, прессы, анонимных сообщений и т. п., инспекторы могут включить компанию в план проверок, которые проводятся не чаще одного раза в три года. Внеплановые проверки по таким данным трудовики проводить не вправе. Это запрещает Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ (ч. 3 ст. 10).
Планы проверок составляет как сама инспекция, так и лично каждый инспектор. Попасть в них может любая организация, находящаяся на подведомственной инспекции территории. Чаще всего для плановых посещений инспекторы выбирают компании, где произошел несчастный случай на производстве или ранее были выявлены нарушения.
О предстоящей проверке инспекторы обычно предупреждают заранее по телефону. Обнаружив нарушения, трудовики выписывают предписание их устранить. Чтобы проверить, как оно выполнено, инспекторы могут прийти повторно. Ее можно предотвратить, если вы заранее (до срока, установленного в предписании) представите инспекторам документы, подтверждающие, что предписание выполнено.
Из личной практики. В ходе плановой проверки ООО «Пассив» трудовой инспектор обнаружил, что компания нарушила ст. 67 Трудового кодекса РФ: не оформила трудовые договоры с некоторыми работниками. Инспектор оштрафовал руководителя компании на 1500 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) и вынес предписание за месяц нарушение устранить.
Однако уже через две недели начальник отдела кадров представил в трудовую инспекцию оформленные трудовые договоры. Повторную проверку инспектор проводить не стал.
Чаще всего проводятся проверки по жалобам работников. Как правило, любая жалоба (за исключением анонимных) влечет за собой визит инспекторов. Чтобы проверить информацию по жалобе, назначается целевая внеплановая проверка компании. Если работник просит, чтобы его жалоба осталась в тайне, инспекторы проводят тематическую проверку. При этом тему они определят исходя из заявления жалобщика и разделов Трудового кодекса РФ: трудовой договор; рабочее время и время отдыха; труд женщин и несовершеннолетних; оплата труда; гарантии и компенсации и т. д.
Нужно помнить, что если информация о нарушениях трудового законодательства поступила в инспекцию из других контролирующих ведомств, трудовики могут провести проверку вместе с ними.
Прийти на территорию компании инспекторы также могут:
— если получат информацию из других проверяющих ведомств о нарушениях трудового законодательства;
— если произошел несчастный случай на производстве или возникла угроза жизни и здоровью работников.
Трудовая инспекция «работает» по двум направлениям:
проверяет все документы по трудовым отношениям (по кадровой работе) и связанные с охраной труда.
Из интервью с заместителем начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости РФ Жигастовой Татьяной Михайловной:
Ред.: Скажите, на что в первую очередь обращают внимание инспекторы в ходе проверок?
Т. М.: Все зависит от того, какая это проверка — плановая (тематическая, комплексная) или внеплановая (по жалобе, заявлению работников или информации, поступившей из правоохранительных органов, органов государственной власти, общественных объединений и т. п.). Но в любом случае инспектор обязательно обратит внимание на оформление трудовых отношений, ведение учета рабочего времени, установление и выплату заработной платы и др.
Действия сотрудников:
1. Проверить, все ли необходимые по закону бумаги имеются в компании.
К кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы), правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание (форма N Т-3, утвержденная Постановлением от 05.01.2004 N 1), табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением от 05.01.2004 N 1), больничные листы, график отпусков, личные карточки, приказы, трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
К документам по охране труда относят инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности. Очень часто в компаниях произвольно оформляют документы, форма которых утверждена Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Причем эти формы должны использовать «организации независимо от формы собственности» (п. 2 Постановления «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Ряд исключений есть только для бюджетных учреждений.
Из практики. «Самодеятельность» компаний приводит к тому, что в документы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе.
Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят работник или на работу по совместительству. С какого числа он обязан приступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях, составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей.
2. Проверить, соблюдается ли перечень существенных условий в трудовых договорах.
Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно. В ст. 57 Трудового кодекса есть перечень существенных условий. Также обращаю внимание: использовать в трудовом договоре формулировку «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает ст. 57 Трудового кодекса; установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно — нарушается требование ст. 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд; в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).
Из интервью с заместителем начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости РФ Жигастовой Татьяной Михайловной:
Ред.: Татьяна Михайловна, какие нарушения и ошибки наиболее часто обнаруживают госинспекторы труда?
Т. М.: Можно выделить три группы нарушений трудового законодательства, которые наиболее распространены. Первая группа нарушений связана с оформлением и заключением трудового договора. Вторая — с учетом рабочего времени и времени отдыха. Третья — с оплатой труда.
Ред.: Давайте рассмотрим каждую группу подробнее.
Т. М.: Первая группа, как уже говорилось, — нарушения в оформлении и заключении трудовых договоров. Сразу скажу, что это самая многочисленная группа нарушений. Перечислю наиболее распространенные из них:
— несоблюдение письменной формы заключаемых трудовых договоров;
— подмена трудовых договоров гражданско-правовыми соглашениями о труде (договорами подряда, возмездного оказания услуг и т. п.);
— отсутствие в трудовых договорах ряда обязательных условий, в частности указания трудовой функции, размера оплаты труда, характеристик условий труда, режима труда и отдыха, видов и условий социального страхования и т. д.;
— заключение срочных договоров на выполнение работ, носящих, очевидно, постоянный характер и не подпадающих под основания ст. 59 Трудового кодекса РФ;
— установление испытательного срока для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций более шести месяцев, а для остальных сотрудников — более трех месяцев;
— неознакомление работников с приказами о приеме на работу;
— прием на работу без оформления трудовых книжек;
— включение в трудовые договоры норм, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством. Например, условий о том, что при невыполнении работником должностной инструкции работодатель может сократить размер заработной платы за текущий месяц, о возможности работодателя в одностороннем порядке вносить изменения и дополнения в трудовой договор;
— невыдача одного экземпляра трудового договора на руки работнику;
— неознакомление сотрудников при приеме на работу с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
3. Проверить локальные внутренние документы.
К таковым относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне.
При этом они должны быть составлены в строгом соответствии с законом; не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона; не должны противоречить друг другу.
4. Проверить участок «Отпуска».
Нужно удостовериться: все ли работники ходили в отпуск за последние годы; соблюдался ли при этом график отпусков; всем ли правильно выплачивали отпускные. Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас. График отпусков надо утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.
Отпуска должны быть не меньше, чем установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). В этой связи имеет смысл проверить работников, которые предпочитают «гулять» частями.
Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников. По ст. 122 Трудового кодекса отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя. Если в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет дать им его сейчас.
5. Проверить участок «Зарплата».
Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег. По общему правилу их должно быть две с интервалом полмесяца. Время и место выдачи должны быть обозначены в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах. При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены для работников. Не ниже ли они установленного законом минимума.
У некоторых работодателей обнаруживают факты незаконного оформления понижения заработной платы — просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо. Ведь зарплата — существенное условие трудового договора. А он — двустороннее соглашение сторон. Условия договора могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя. А не директором по желанию. Если работники помимо оклада получают и надбавки (премии, комиссионные), у фирмы обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления этих денег (положения об оплате труда и премировании, о надбавках). Проверьте, все ли компания выплатила работникам при увольнении (зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск). Если за расчетом бывший сотрудник не явился, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке уведомления о том, что надо прийти за заработанным.
Из интервью с заместителем начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости РФ Жигастовой Татьяной Михайловной: «Что касается оплаты труда, то здесь чаще всего допускаются такие нарушения:
— несвоевременная выплата заработной платы;
— выплата заработной платы один раз в месяц;
— непредоставление работнику расчетного листка;
— задержки расчета с уволенными работниками, невыплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;
— ошибки в оплате труда при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, в выходные и нерабочие праздничные дни, в ночное время, ошибки в начислении и выплате отпускных, в оплате сверхурочных работ и т. д.
6. Проверьте трудовые книжки.
Они должны быть заполнены по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утвердило Правительство в Постановлении от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69.
Две самые распространенные ошибки при заполнении:
— кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов ст. 77 Трудового кодекса делают ссылки на ст. ст. 78, 79, 80;
— работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке. Проверьте, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников. Если это так, то немедленно отправьте «забывчивым» уведомления. Пусть или заберут, или дадут письменное согласие на пересылку книжки по почте.
