КОММЕНТАРИЙ К ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
С. Р. ГЛАДКИХ
Гладких Сергей Рудольфович Руководитель Аналитического правового центра «Юридического Дома «Юстицинформ». Аспирант Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ. Специалист по гражданскому, налоговому праву, по гражданскому и арбитражному процессу, а также по системному анализу законодательства. Родился 29 апреля 1977 г. в Москве. Окончил МГЮА в 2001 г. Имеет успешный опыт налогового консультирования предприятий и представительства организаций в суде по налоговым спорам. Автор ряда комментариев к законодательству, книг и многочисленных публикаций в юридических журналах.
Введение
В соответствии со ст. 50 ГК РФ к коммерческим организациям относятся юридические лица, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности. При этом коммерческие организации могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий. Хозяйственные товарищества могут создаваться в форме полного товарищества и товарищества на вере (коммандитного товарищества). Хозяйственные общества могут создаваться в форме акционерного общества (закрытого или открытого), общества с ограниченной или с дополнительной ответственностью. На практике наибольшее распространение получили следующие организационно-правовые формы коммерческих организаций: закрытое акционерное общество, открытое акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью, государственное унитарное предприятие. Вопрос о сроках и порядке хранения документов, образующихся в ходе функционирования организаций, немаловажен для многих организаций. При характеристике порядка хранения конкретных документов организаций различных организационно-правовых форм необходимо иметь представление о системе нормативных правовых актов, регулирующих правоотношения по хранению документов, и общие положения архивного дела в России.
Нормативные правовые акты
Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89); Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс; Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 21 марта 2002 г.) (ст. 50); Федеральный закон от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 8 декабря 2003 г.) (ст. 28); Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17); Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 6 октября 2000 г.; Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур). Методические рекомендации (одобрены ЦЭПК Росархива 15 декабря 1996 г.); Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552; Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290 «О Федеральном архивном агентстве»; Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Общие положения организации архивного дела в Российской Федерации
В процессе деятельности любого хозяйствующего субъекта образуется большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть из которых относится к корпоративному законодательству, часть — к законодательству об архивном деле, часть — к законодательству о бухгалтерском учете. При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете. 1. Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности коммерческих организаций, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, и корреспондирует с правом государства в лице своих уполномоченных органов требовать хранения соответствующих документов. Основным законодательным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ), вступивший в силу со дня официального опубликования — 25 октября 2004 г. (СЗ РФ. N 43. Ст. 4169). Данный Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. В соответствии со ст. 3 Закона N 125-ФЗ под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. В свою очередь, под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. При этом под Архивным фондом РФ понимается исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео — и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 (в ред. от 19 ноября 2003 г.) было утверждено Положение об Архивном фонде РФ (далее — Положение). Согласно Положению документы Архивного фонда РФ делятся на две части: государственная часть и негосударственная часть. Документы негосударственной части Архивного фонда РФ формируются из архивных документов, принадлежащих на праве собственности общественным и религиозным организациям (объединениям), коммерческим организациям (хозяйственные товарищества, АО, ООО, кроме ГУПов), физическим лицам. На основании ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством РФ. В частности, данные перечни утверждаются уполномоченным государственным органом в области архивного дела (ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ) и иными федеральными государственными органами и государственными органами субъектов для подведомственных организаций, так называемые ведомственные перечни (ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ). Однако порядок исполнения обязанности по хранению архивных документов и по применению сроков хранения, предусмотренных в перечнях, зависит от статуса коммерческой организации (кроме ГУПов). Важным квалифицирующим признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Закона N 125-ФЗ). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда РФ их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ). Коммерческие организации, не являющиеся источниками комплектования, не проводят экспертизы ценности архивных документов и по истечении временных сроков хранения, указанных в перечнях и иных нормативных актах, имеют право уничтожить эти документы. Однако на них в обязательном порядке распространяются постоянные сроки хранения, установленные в корпоративном законодательстве (Закон об акционерных обществах, Закон об обществах с ограниченной ответственностью). Таким образом, порядок исполнения обязанности коммерческой организации по хранению архивных документов зависит от включения конкретной коммерческой организации на основании соответствующего договора в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. При этом документы, обязанность по хранению которых в организации корреспондирует с правом государства требовать такого хранения, подразделяются на две категории: архивные документы и документы Архивного фонда. 2. Архивные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти, внутренними документами организации (п. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). Ряд архивных документов у организаций — источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями, формируемыми из представителей уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ, государственного, муниципального архива и собственника или владельца архивных документов. По итогам экспертизы некоторые документы могут быть отобраны и включены в состав документов Архивного фонда РФ. В этом случае уничтожение таких документов не допускается (п. 2 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). Данные документы признаются документами Архивного фонда РФ, находящимися в частной собственности, и могут либо храниться самой организацией, либо быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук. Те архивные документы, которые не подлежат экспертизе и которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами. Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов заключается в следующем: проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов; хранение документов; для организаций — источников комплектования — по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта РФ в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда РФ; хранение документов Архивного фонда РФ либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук; архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами; для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранятся в архиве организации; архивные документы, в отношении которых установлены постоянные сроки хранения, подлежат постоянному хранению с учетом положений корпоративного законодательства. Документы, которые образуются у государственных и муниципальных унитарных предприятий, относятся к федеральной собственности, собственности субъекта РФ либо к муниципальной собственности соответственно. Согласно п. 6 ст. 6 Закона N 125-ФЗ все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, подлежат обязательной экспертизе ценности документов. При этом до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение этих документов запрещается. 3. Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (п. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ). На настоящий момент таким федеральным органом является Федеральное архивное агентство. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. N 177 (в ред. от 17 июня 2004 г.) «Вопросы Федерального архивного агентства» Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ. Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290 было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве. До Федерального архивного агентства уполномоченным федеральным органом в области архивного дела была Государственная архивная служба России (Росархив), Положение о которой было утверждено Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 <*>. ——————————— <*> Положение о Росархиве утратило силу на основании Указа Президента РФ от 1 декабря 1998 г. N 1447.
Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и две обслуживающие организации (см. также распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. N 5-р). По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, учета и использования архивных документов, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (далее — ЦЭПК) Федерального архивного агентства. Раньше ЦЭПК действовала при Росархиве. Так, 15 декабря 1996 г. ЦЭПК Росархива были одобрены Методические рекомендации по отбору на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур). Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела в пределах их компетенции. В Москве в соответствии с Постановлением Правительства Москвы от 21 января 2003 г. N 18-ПП уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела является Главное архивное управление г. Москвы (Главархив Москвы), имеющее свои структурные подразделения в каждом административном округе Москвы. При этом на основании п. 5 ст. 6 Закона N 125-ФЗ экспертиза ценности документов проводится совместно с представителями собственника или владельца архивных документов. 4. Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, образующихся в деятельности коммерческих организаций, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 6 октября 2000 г. (в ред. 27 октября 2003 г.) (далее — Перечень). Указанным Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов, как, например, в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс, либо в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Законе о бухгалтерском учете. Так, в п. 1.4 Перечня предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень построен по функциональному принципу и включает 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций, свойственных им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены в статьях по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. Например, раздел 1 «Организация системы управления» включает пять подразделов: «Распорядительная деятельность», «Организационные основы управления», «Контроль», «Правовое обеспечение деятельности», «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов», к которым отнесены соответствующие группы документов. Так, к подразделу «Контроль» в ст. 50 отнесены заключения ревизионной комиссии, аудитора, подлежащие постоянному хранению (отметка «пост.»), в ст. 52 — журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний), подлежащих хранению не менее 5 лет, и т. д. Как уже указывалось, при определении порядка применения Перечня необходимо четко различать две категории коммерческих организаций: организация — источник комплектования государственных архивов и организация — не источник комплектования государственных архивов. Временные сроки хранения документов, т. е. 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, указанные в Перечне, применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется унитарными предприятиями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и коммерческими организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов. Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить не менее 10 лет (п. 2.4.2 Перечня). При этом по истечении 10 лет им необходимо руководствоваться при принятии решения о постоянном хранении документов положениями корпоративного законодательства, императивно установившими постоянные сроки хранения ряда документов. Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов. С учетом п. 2.9 Перечня исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г. Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
Хранение документов в акционерных обществах
При определении сроков хранения документов, возникающих в процессе деятельности акционерных обществ, необходимо в первую очередь руководствоваться ст. 89 Закона об акционерных обществах, установившей перечень документов, подлежащих обязательному хранению по месту нахождения исполнительного органа акционерного общества. Конкретный порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены в Постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее — Положение). Этим же нормативным правовым актом ФКЦБ России установлен дополнительный перечень документов, подлежащих хранению в акционерных обществах, а также порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения. При решении вопроса о сроках хранения и порядке уничтожения документов акционерных обществ, не вошедших в перечень документов, перечисленных в Законе об акционерных обществах и Положении, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.
Перечень документов акционерных обществ, подлежащих обязательному хранению акционерными обществами
В соответствии со ст. 89 Закона об акционерных обществах и Положением акционерные общества обязаны хранить следующие документы: решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс; устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами; внутренние документы общества (положение об общем собрании акционеров, положение о совете директоров, положение об исполнительном органе и др.); положение о филиале или представительстве общества; годовые отчеты общества; документы бухгалтерского учета общества; отчеты независимых оценщиков; документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): сводной (консолидированной) годовой, годовой, квартальной, месячной; протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества; протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества; протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента); бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров; списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона об акционерных обществах; заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля; ежеквартальные отчеты эмитента: за первый квартал финансового (отчетного) года; за второй, третий, четвертый кварталы финансового (отчетного) года; иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом об акционерных обществах, иными федеральными законами; описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества; акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению; иные документы, предусмотренные Федеральным законом об акционерных обществах, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные иными нормативными актами. В частности, к иным нормативным актам относятся Перечень, утв. Росархивом 6 октября 2000 г., положения законодательства о бухгалтерском учете.
Сроки хранения документов акционерных обществ
В зависимости от ценности и значимости документов, образующихся в деятельности акционерных обществ, Положением установлены различные сроки хранения документов. Самый короткий срок — у месячной бухгалтерской отчетности. Ее можно списать через год после сдачи. Такой же временной лимит установлен для документов, которые содержат информацию, подлежащую опубликованию в соответствии с Законом об акционерных обществах (например, сообщения о реорганизации и ликвидации, сообщения о проведении общего собрания акционеров и т. д.). Не менее пяти лет следует хранить ежеквартальные отчеты эмитента за второй, третий, четвертый кварталы финансового года, отчеты независимых оценщиков и квартальные бухгалтерские балансы самого общества, а также документы первичного бухгалтерского учета. Остальные документы (около 20 разновидностей) следует хранить постоянно. Более подробно сроки хранения документов в зависимости от их видов представлены в таблице.
Таблица. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ
Сроки хранения Наименование документа документов в акционерных обществах
НЕ МЕНЕЕ 1. Документы месячной бухгалтерской отчетности (бухгалтерские 1 ГОДА балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки). 2. Иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликова — нию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом об акционерных обществах, иными федеральными законами.
НЕ МЕНЕЕ 1. Документы бухгалтерского учета общества. 5 ЛЕТ 2. Отчеты независимых оценщиков. 3. Документы квартальной бухгалтерской отчетности, бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки). 4. Ежеквартальные отчеты эмитента: за 2-й, 3-й, 4-й кварталы фи — нансового (отчетного) года.
ПОСТОЯННО 1. Решение об учреждении (создании) общества, договор о созда — нии общества, договор о присоединении (слиянии) общества и пере — даточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс. 2. Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в уставном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества. 3. Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или до — полнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах вы — пуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами. 4. Положение о филиале или представительстве общества. 5. Документы сводной (консолидированной) годовой и годовой бух — галтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, поясни — тельные записки). 6. Годовые отчеты общества. 7. Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являю — щегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества. 8. Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии дове — ренностей) на участие в общем собрании акционеров. 9. Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета). 10. Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента). 11. Ежеквартальные отчеты эмитента за 1-й квартал финансового (отчетного) года. 12. Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получе — ние дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требова — ниями Федера льного закона «Об акционерных обществах». 13. Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, госу — дарственных и муниципальных органов финансового контроля. 14. Описи документов общества, передаваемых на постоянное хра — нение в архив общества. 15. Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хране — ния к уничтожению.
Кроме того, в Положении установлено, что ряд документов должен храниться в акционерном обществе в соответствии со сроками, установленными в Перечне. К числу таковых относятся: документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества; иные документы, предусмотренные уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами РФ. Анализ положений Перечня позволил установить, что для перечисленных выше документов предусмотрены различные сроки хранения — от одного года до постоянного хранения. Конкретные сроки их хранения акционерные общества устанавливают самостоятельно. При этом, как уже отмечалось, для акционерных обществ, не являющихся источником комплектования государственных архивов, документы с отметкой «пост.» подлежат хранению не менее 10 лет, а затем могут быть уничтожены либо продолжать храниться в архиве организации. Установленные в Положении сроки хранения документов, образующихся в деятельности акционерных обществ, являются минимальными сроками, в течение которых акционерные общества обязаны хранить свои документы. В Положении установлено, что уставом акционерного общества или его внутренними документами, регулирующими порядок хранения документов общества, могут быть определены более длительные сроки хранения документов акционерного общества. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в Положении, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводств.
Порядок хранения документов акционерных обществ
Согласно требованиям Положения акционерные общества должны хранить документы в соответствии со следующим порядком. 1. Акционерные общества обязаны хранить документы по месту нахождения своего исполнительного органа. 2. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом. 3. Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества. 4. Документы с грифом «коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах. 5. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале. 6. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества. 7. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества. 8. До передачи в архив общества подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. 9. Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. 10. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафу с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт. 11. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества. 12. Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа. 13. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. 14. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ. 15. Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение
В соответствии с Положением для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности акционерного общества, их отбора для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в акционерном обществе должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав должны быть включены наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений. Председателем экспертной комиссии должен быть один из руководителей общества. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. В качестве форм описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, форм номенклатуры дел, формы акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению можно использовать формы, установленные в приложениях к Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества. Для тех организаций, которые являются источником комплектования, необходимо учитывать нормы раздела 3 указаний по применению Перечня, утв. Росархивом. В частности, экспертиза ценности документов, т. е. тех, у которых стоит отметка «ЭПК», утверждение описей дел и актов о выделении дел к уничтожению производится с участием, с разрешения и согласия архивных органов. Те организации, которые не являются источником комплектования, руководствуются Положением ФКЦБ, и участие архивных органов при экспертизе ценности документов с отметкой «ЭПК» не требуется. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле. С учетом положений 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Однако именно такой порядок уничтожения документов не обязателен для организаций, не являющихся источником комплектования государственных архивов.
Правила хранения бухгалтерской документации
Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 30 июня 2003 г.). С учетом положений п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с архивным законодательством, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Более подробно порядок хранения бухгалтерских документов в организации изложен в разделе 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105. Так, п. 6.2 Положения гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. При определении порядка хранения и уничтожения архивных документов бухгалтерского учета акционерного общества необходимо руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. ФКЦБ России, и разделом 3 указаний по применению Перечня, утв. Росархивом. Порядок организации хранения и отбора документов на уничтожение зависит от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов. Для тех организаций, которые являются источником комплектования, необходимо учитывать нормы раздела 3 указаний по применению Перечня, утв. Росархивом. В частности, экспертиза ценности документов, т. е. тех, у которых стоит отметка «ЭПК», утверждение описей дел и актов о выделении дел к уничтожению производится с участием, с разрешения и согласия архивных органов. Те организации, которые не являются источником комплектования, руководствуются Положением ФКЦБ России, порядок применения которого описан выше, и участие архивных органов при экспертизе ценности документов с отметкой «ЭПК» не требуется. Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами Росархива, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации. Так, дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит Налоговый кодекс РФ (п. 1 ст. 23, ст. 87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
Хранение и уничтожение документов в обществах с ограниченной ответственностью
Перечень документов, подлежащих постоянному хранению в обществах с ограниченной ответственностью, дан в ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ (в ред. от 29 декабря 2004 г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью». Так, ООО обязано постоянно хранить следующие документы: учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения; протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества; документ, подтверждающий государственную регистрацию общества; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества; положения о филиалах и представительствах общества; документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества; протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества; списки аффилированных лиц общества; заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля; иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества. В отношении других документов, если иные сроки не установлены в законодательстве о бухгалтерском учете, ООО должно, как и другие организации, руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом от 6 октября 2000 г.
Хранение и уничтожение документов унитарного предприятия
В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 8 декабря 2003 г.) унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на имущество, закрепленное за ней собственником. В форме унитарных предприятий могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия. Имущество унитарного предприятия, в том числе документы, образующиеся в процессе их хозяйственной деятельности, принадлежит на праве собственности Российской Федерации, субъекту Российской Федерации или муниципальному образованию. На основании п. 6 ст. 6 Закона N 125-ФЗ экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение указанных документов запрещается. При этом п. 4 ст. 10 Закона N 125-ФЗ установлено, что в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности. В принципе данная норма корреспондирует также с п. 3 ст. 28 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 8 декабря 2003 г.), которой установлено, что при ликвидации унитарного предприятия документы, предусмотренные п. 1 указанной статьи, передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством РФ. Перечень документов, подлежащих хранению в унитарных предприятиях, приведен в ст. 28 данного Федерального закона. Так, унитарное предприятие обязано хранить следующие документы: учредительные документы унитарного предприятия, а также изменения и дополнения, внесенные в учредительные документы унитарного предприятия и зарегистрированные в установленном порядке; решения собственника имущества унитарного предприятия о создании унитарного предприятия и об утверждении перечня имущества, передаваемого унитарному предприятию в хозяйственное ведение или оперативное управление, о денежной оценке уставного фонда государственного или муниципального предприятия, а также иные решения, связанные с созданием унитарного предприятия; документ, подтверждающий государственную регистрацию унитарного предприятия; документы, подтверждающие права унитарного предприятия на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы унитарного предприятия; положения о филиалах и представительствах унитарного предприятия; решения собственника имущества унитарного предприятия, касающиеся деятельности унитарного предприятия; списки аффилированных лиц унитарного предприятия; аудиторские заключения, заключения органов государственного или муниципального финансового контроля; иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, уставом унитарного предприятия, внутренними документами унитарного предприятия, решениями собственника имущества унитарного предприятия и руководителя унитарного предприятия. Унитарное предприятие должно хранить указанные документы по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом унитарного предприятия месте. При хранении указанных документов унитарные предприятия должны, как и другие организации, руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. Экспертиза ценности документов, т. е. тех, у которых стоит отметка «ЭПК», утверждение описей дел и актов о выделении дел к уничтожению производится с участием, с разрешения и согласия государственных или муниципальных архивных органов.
Ответственность за нарушение сроков хранения
Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц — от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, в соответствии с ч. 3 ст. 23.1 КоАП РФ рассматриваются мировыми судьями. В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 19 июня 2000 г. N 82-ФЗ базовая сумма, применяемая для исчисления штрафов, размер которых в соответствии с законодательством РФ определяется в зависимости от минимального размера оплаты труда, устанавливается в размере 100 руб. С учетом п. 3 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Приказом Росархива от 18 февраля 2002 г. N 18 (в ред. от 25 марта 2002 г.) утвержден перечень должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях. Должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом, также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ: ч. 1 ст. 19.4 «Неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль)»; ч. 1 ст. 19.5 «Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль)»; ст. 19.6 «Непринятие мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения»; ст. 19.7 «Непредставление сведений (информации)». Санкции указанных статей следующие: неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль) в сфере архивного дела, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ) влечет за собой ответственность в форме предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц — от 10 до 20 МРОТ; невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений архивного законодательства (ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 до 10 МРОТ, а на юридических лиц — от 50 до 100 МРОТ; непринятие по постановлению (представлению) органа (должностного лица), рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения (ст. 19.6 КоАП РФ), влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от трех до пяти МРОТ; непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде (ст. 19.7 КоАП РФ), влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от трех до пяти МРОТ; на юридических лиц — от 30 до 50 МРОТ.
