Документооборот в онлайн-режиме

(Харитонова Л.)

(«ЭЖ-Юрист», 2013, N 4)

Текст документа

ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОНЛАЙН-РЕЖИМЕ

Л. ХАРИТОНОВА

Людмила Харитонова, юрист, г. Москва.

Для организаций электронный документооборот довольно привлекателен, ведь с его помощью стороны, используя электронную подпись, могут обмениваться документами в онлайн-режиме. Какие требования необходимо соблюсти, чтобы подписанные ЭЦП документы были легитимными?

Законодательные основы

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ договор может быть заключен путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Согласно п. п. 1, 2 ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть подписана лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами; использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными актами или соглашением сторон.

Пункт 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность составления первичных документов:

а) на бумажном носителе;

б) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (в этом случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры).

Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, в том числе наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи указанных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Формы таких документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, также в обязательном порядке содержат наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи указанных лиц.

Таким образом, первичные учетные документы только при наличии подписи соответствующих должностных лиц принимаются к учету и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

При этом необходимо отметить, что законодательство не устанавливает ограничений на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой.

Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Минфин и ФНС разъясняют…

Электронному документообороту посвящен ряд писем Минфина и ФНС:

— письмо Минфина России от 26.11.2009 N 03-02-08/85: если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления;

— письмо Минфина России от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605: использование в целях налогообложения прибыли первичных учетных документов, составленных в электронном виде и заверенных электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, допускается;

— письмо Минфина России от 01.02.2011 N 03-03-06/1/47: расходы при приобретении работником электронного авиа/железнодорожного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, в частности при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку, — фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки;

— письмо Минфина России от 21.08.2008 N 03-03-06/1/478: акт приема-передачи, надлежащим образом оформленный и подписанный с помощью электронной цифровой подписи, является первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета;

— письмо Минфина России от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3: документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе;

— письмо Минфина России от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409: первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы. Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью);

— письмо Минфина России от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521: если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью);

— письмо Минфина России от 05.05.2011 N 03-02-08/52: на основании ст. 169 Налогового кодекса РФ будут утверждены документы, необходимые для введения системы электронного документооборота счетов-фактур (порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи; форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде);

— письмо Управления ФНС России от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368: легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности. Это учитывается налоговыми органами и в целях применения налогоплательщиками положений п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ.

Анализ законодательной базы и подзаконных актов позволяет сделать вывод, что электронный документооборот разрешен.

Требования к оформлению

Определим, какие требования должны быть соблюдены, чтобы электронные документы с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) считались легитимными:

— между организациями должно быть подписано соглашение об электронном обмене документами (соглашение может быть подписано в виде отдельного документа либо быть включено в текст основного договора между сторонами). Исходя из практики, такое соглашение лучше подписать отдельно в бумажном виде до начала электронного документооборота.

В деле N А40-37247/08-61-36 (Постановление ФАС МО от 12.01.2009 N КГ-А40/12090-08) ООО отстаивало право на возмещение задолженности ЗАО по выполненным работам. В качестве доказательств были представлены акты выполненных работ, направленные в ЗАО по электронной почте. Суд установил, что между сторонами не было достигнуто соглашение об использовании электронной переписки как средства передачи результата работ по договору, и не признал электронные документы доказательством выполненных работ;

— организации должны заключить договор со специализированным оператором (в настоящий момент контрагенты должны иметь договор с одним и тем же оператором, в противном случае не будет технической возможности обмена документами);

— необходимо получить сертификат ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью.

В одном из дел ФАС ВВО признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП (Постановление от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010). Истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Также в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом уполномоченным лицом ответчика;

— нужно обязательно оформить и представить оператору заявление об участии организации в электронном документообороте счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи;

— необходимо получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к такому документообороту.

Электронный счет-фактура

В настоящий момент законодательно прописан только процесс подписания счетов-фактур с помощью ЭЦП (Приказ Минфина России от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП»).

В обязанности продавца при выставлении покупателю электронного счета-фактуры входит:

— формирование счета-фактуры в соответствии с утвержденными требованиями и форматом;

— подписание счета-фактуры действительной ЭЦП продавца;

— шифрование счета-фактуры (при необходимости);

— направление файла счета-фактуры оператору для последующей отправки его покупателю.

Далее между оператором и продавцом, оператором и покупателем происходит обмен подтверждениями получения файла счета-фактуры и извещениями о получении данных подтверждений.

Все документы, подписанные ЭЦП, составленные и выставленные во исполнение Приказа Минфина России N 50н, совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи хранятся в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Порядок подписания других документов не установлен и может быть прописан сторонами самостоятельно.

Представление документов в суд и налоговую

Каким образом представляются документы в суд и налоговую?

Исходя из судебной практики, в большинстве случаев суды признают документы, подписанные с помощью ЭЦП, надлежащим доказательством (решение Арбитражного суда Белгородской области по делу от 22.07.2011 N А08-2299/2010-21).

Чтобы представить в качестве доказательства электронный контракт с ЭЦП, распечатывают его скриншот с экрана (решение Арбитражного суда Саратовской области от 21.10.2011 по делу N А57-18618/2011). Практикуется заверение скриншота в присутствии нотариуса и получение заверительной подписи этого же нотариуса на распечатанном документе.

Также надо будет представить в качестве доказательства документы, подтверждающие факт наличия у должностного лица сертификата ключа подписи, и внутренние документы организации, подтверждающие, что данный сотрудник обладал правом подписывать ЭЦП-контракты.

Некоторые налоговые инспекции при проведении проверок неправомерно истребуют от организаций-налогоплательщиков бумажные аналоги электронных документов. Однако такое требование является нарушением нормы ст. 93 НК РФ. Согласно письму Минфина России от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521 в тех случаях, когда запрашиваемый налоговыми органами у организации-налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленной форме, представление документа производится организацией-налогоплательщиком на бумажном носителе в виде заверенной им копии с отметкой о подписании документа ЭЦП. Однако в данном письме главное финансовое ведомство не указало, должна ли организация-налогоплательщик представлять на бумажном носителе документ, составленный не по унифицированной форме, но содержащий весь необходимый перечень обязательных реквизитов.

Что нужно знать?

Подведем итоги. Что должна учесть организация при осуществлении электронного документооборота:

1) все участники электронного документооборота должны быть подключены к одному оператору;

2) организация должна принять и согласовать с контрагентом регламент документооборота для восполнения пробелов законодательства, в котором следует прописать порядок направления документов, их корректировку, изменение. Особо следует оговорить момент, когда документ считается подписанным;

3) организация должна соблюдать порядок пользования ЭЦП, не допускать его утери или несанкционированного доступа третьих лиц. В противном случае документы, подписанные с использованием ЭЦП, будут признаны действительными и доказать неправомерность подписания не удастся.

В силу ст. 12 Закона N 1-ФЗ владелец сертификата ключа подписи обязан:

— не использовать для ЭЦП открытые и закрытые ключи ЭЦП, если ему известно, что эти ключи используются или использовались ранее;

— хранить в тайне закрытый ключ ЭЦП;

— немедленно требовать приостановления действия сертификата ключа подписи при наличии оснований полагать, что тайна закрытого ключа ЭЦП нарушена.

При несоблюдении данных требований возмещение причиненных вследствие этого убытков возлагается на владельца сертификата ключа подписи (Постановление Девятого апелляционного арбитражного суда от 23.01.2012 N 09АП-35127/2011-ГК).

В организациях, использующих ЭЦП, рекомендуется разработать регламент, описывающий внутренние процедуры по обеспечению безопасности ЭЦП;

4) ЭЦП не применима в области внешнеторговых сделок.

——————————————————————

Название документа

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *