Регистрация документов — одна из важнейших операций в информационно-документационном обеспечении управления. По своему определению регистрация — это подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Изначально появилась журнальная регистрация, сохранившаяся по сегодняшний день для отдельных специальных категорий документов, например журналы регистрации трудовых книжек. Потом, в конце XIX века, появились карточные системы регистрации, упростившие поиск документов. С 1990-х гг., с внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства (СЭД) и имеющие ряд преимуществ: — быстрый поиск документов по любым поисковым признакам (полям регистрационной карточки, ключевым словам), а при полнотекстовой системе электронного делопроизводства — и по текстам документов; — смешанная централизованно-децентрализованная система регистрации, позволяющая регистрировать документы как в службе ДОУ, так и децентрализованно в подразделениях, отделах, департаментах, с внесением сведений о документах в единую базу данных (БД); — автоматическое и с использованием справочников заполнение многих полей карточки, ускоряющее заполнение и снижающее вероятность опечаток при заполнении карточки на документы; — возможность прямого доступа к сведениям о документах и самим документам организации с любого рабочего места, в том числе удаленного (филиалы, сотрудники в командировках и т. п.); — гибкая настройка прав доступа к сведениям о документах и самим документам сотрудников. Все это в сочетании с быстрым ростом доли документов, существующих в электронной форме, приводит к активному распространению и электронных систем регистрации документов, чаще всего в составе комплексных систем электронного делопроизводства (СЭД). Одним из важнейших результатов внедрения автоматизированных систем (СЭД) является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мышью, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) несогласованных, зачастую противоречащих друг другу документов. В ходе регистрации в регистрационную форму (карточку) заносятся следующие сведения о поступившем документе: — дата получения; — регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем; — дата документа; — регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором; — автор (корреспондент) — то есть чей это документ; — заголовок (о чем документ, то есть краткое содержание документа); — резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата); — срок исполнения; — исполнитель (кто с ним работает); — ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как он исполнен); — N дела (куда документ помещен после исполнения). В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов и задач использования информации предлагается дополнять такими реквизитами: — гриф (отметка) ограничения доступа к документу; — внутренняя переадресация документов по исполнителям; — код по тематическому классификатору; — ключевые слова; — количество листов документа; — наличие приложений; — должностное лицо, поставившее документ на контроль; — промежуточные сроки исполнения; — перенос сроков исполнения; — срок хранения документа; — статус документа (проект, версия); — вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др. Вместо поля «Ключевые слова» в системе электронного делопроизводства (СЭД) может использоваться заложенный в систему рубрикатор. Вместо указания отдельно поля «Срок хранения документа» может использоваться поле «Номер дела по номенклатуре». В этом поле проставляется номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ или к которому относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то тем самым предварительно устанавливаются сроки хранения регистрируемых документов. Также в СЭД обычно используется поле «Связанные документы». В этом поле устанавливается взаимосвязь между карточками документов — входящий в ответ на исходящий и т. п. Связь может быть установлена между целым рядом документов — например, входящее письмо, подготовленная на его основе докладная записка, приказ, план, отчет и т. п. Все эти документы по одному вопросу могут быть связаны между собой. При этом сами бумажные документы могут храниться в различных подразделениях, например планы и отчеты — в плановом отделе, приказы — в секретариате и т. п., а СЭД позволяет, найдя карточку одного документа, быстро найти и все карточки связанных документов, а если используется полнотекстовая СЭД с прикрепленными к карточке документами, то и оперативно ознакомиться и с самими документами. Однако внедрение современных технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве. Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока. Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего периода времени. Хотелось бы также обратить внимание на следующее. Традиционно при регистрации каждому документу присваивается регистрационный номер. В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующий документы, при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе. В автоматизированной системе, настроенной на совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными технологиями, тот же номер присваивается компьютером и затем переносится на поступивший документ: от руки, надпечатывается на принтере или печатается на специальной этикетке вместе со штрих-кодом и затем наклеивается на поступивший документ. Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или внутреннего документа такой же, только к валовому номеру исходящего документа могут добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: индекс структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, индекс вида документа и т. п. Вся нумерация ведется в течение года и в каждом году начинается опять с номера 1. Таким образом, один и тот же номер документа может повторяться несколько раз в течение года. Например, номер 131 может иметь входящий документ, исходящий документ, приказ, счет и т. п. Кроме того, эти номера повторяются каждый год, так что, зная номер документа, нам обязательно надо знать и его дату, а также и другие поисковые данные. При такой системе для нахождения документа нам необходим набор поисковых признаков, однозначно описывающий документ в системе. В регистрационной системе внутри организации это вид документа, его дата и номер. Это кажется совершенно естественным, и при поиске документа, если нам надо его найти, мы говорим: нам нужно входящее письмо от 17 сентября 2007 г. N 17165, или приказ N 167 от 11 июля 2007 г., или счет N 19327 от 15 августа 2007 г. и т. п. Понятно, что далеко не всегда пользователи знают полностью поисковые реквизиты. Чаще всего пользователи помнят автора документа и приблизительно период, когда документ был создан или получен, либо тему документа. Именно поэтому в указываемых поисковых признаках обязательно присутствует определенная избыточность, что позволяет найти документ, даже если какой-то поисковый признак указан неверно или упущен. Наличие в карточке большого набора поисковых признаков позволяет искать документы и по обобщенным запросам. Например, пользователь знает, что ему нужно письмо из конкретной организации, поступившее в июне-июле, а может, и в августе прошлого года. Указав в поисковой карточке название организации и хронологические рамки, мы получаем полный список документов, поступивших из данной организации в заданный период, и уже в этом списке пользователь легко может найти нужный документ. Поиск может вестись по любому набору поисковых признаков, что существенно расширяет поисковые возможности. Но все-таки основными реквизитами, на которые делается ссылка в документах для однозначной идентификации, являются вид документа, его регистрационный номер и дата, а в полной ссылке добавляется еще и название организации — автора документа и заголовок. Например: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536 «О…». Хотелось бы отметить, что при организации баз данных, в том числе и по документам, каждой карточке присваивается уникальный идентификационный номер, который не повторяется во всей базе данных. Именно наличие такого номера позволяет программам работать с записями о документах в системе. Этот номер однозначно идентифицирует документ, вне зависимости от его вида, даты, автора и т. п. Он является именно уникальным идентификатором документа. Фактически, зная этот номер, нам не нужны какие-то другие данные, так как, введя этот номер в автоматизированную систему (СЭД), мы сразу получим на экран карточку данного документа, а если система полнотекстовая — то и сам документ. В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусмотрен реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа». Однако в разделе 3 ГОСТ «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте 3.30 указано, что «идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации». Аналогичное описание данного реквизита, основанное на ГОСТ Р 6.30-2003, дано и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <1>, где в пункте 2.6.27 указано: ——————————— <1> Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536, зарегистрированным в Минюсте РФ от 27 января 2006 г. N 7418.
«Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в федеральном органе исполнительной власти». На наш взгляд, указание в данном поле уникального номера документа было бы более целесообразно с нескольких точек зрения. Во-первых, сегодня мы наконец приходим к использованию электронно-цифровой подписи не только в сфере бухгалтерских документов (системы «клиент — банк», сдача налоговой и другой отчетности и т. п.), но и в сфере текущего делопроизводства. А использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. Поэтому применение в документе автоматически обновляемых полей, таких, как дата печати документа, место нахождения файла документа в файловой системе, имя файла и т. п., является недопустимым, так как автоматическое обновление поля изменит файл документа и тем самым сделает ЭЦП недействительной. Кроме того, указание имени и места нахождения файла (пути к файлу) имеет смысл только при хранении документа на уровне файловой системы. По мере перехода к использованию полнотекстовых автоматизированных систем делопроизводства (СЭД), в которых документы хранятся внутри системы и доступ к ним осуществляется средствами самой СЭД, указать имя файла уже невозможно. Также теряет смысл указание в реквизите даты файла (создания и последней модификации). Делопроизводственная дата документа предусмотрена реквизитом 11 (ГОСТ Р 6.30-2003) и является обязательным реквизитом любого документа. Дата создания файла документа и дата его последней модификации имеет смысл в текущем делопроизводстве на стадии работы с проектом документа, для отслеживания его версий. Но эта задача также гораздо более эффективно решается на уровне СЭД, так как большинство СЭД поддерживает прикрепление нескольких версий документа к одной карточке и позволяет легко проследить весь ход работы над документом. Таким образом, представляется целесообразным использование в регистрационной карточке на документ с последующим переносом на все регистрируемые документы поля «Уникальный идентификатор документа в системе», являющийся уникальным номером, однозначно идентифицирующим документ в рамках организации и позволяющий легко найти документ.
